《连锁干货》：餐饮公司财务管理制度

  为适应公司发展与经营的需要，规范和加强公司财务管理，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、及其他相关规定，并遵循《湖南友谊阿波罗商业股份有限公司财务管理制度》的基础上，结合公司的实际，制定本制度。

  二、公司以公历年划分会计期间，即每年的1月1日至12月31日，分月结算账目和编制财务会计报告。会计期间分为年度和中期，中期具体为月度、季度、半年度。

  四、公司以权责发生制为基础进行会计确认、计量和报告，采用借贷记账法进行记账。

  五、公司在对会计要素进行计量时，一般都会采用历史成本进行计量。公司使用先进先出法确定发出存货的实际成本。

  六、公司对应收款项采用备抵法核算坏账损失，年未按个别认定法和账龄分析法计提坏账准备。坏账准备的计提比例如下：

  七、公司现金等价物是指公司持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。

  八、公司对固定资产折旧采用平均年限法，其残值率均为3%；对低值易耗品、包装物和物料用品在领用时采用一次转销法。

  2、财务部出纳员收妥每笔款项后应在收款凭证上加盖“收讫”章或“收款专用章”，当日收到的现金必须在下午4：30分以前填好现金解款单交存银行，当天单据当天进行账务处理，严禁以收抵支，一经发现作违纪处理。

  日班：店长下午5点前将款汇进公司指定账号→并告知财务登记出纳进行银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅

  晚班：下班后由店长保管→次日下午5点前将款汇进公司指定账号并告知财务登记进行出纳银行查帐→确认后以报表形式呈总经理查阅。

  2、出纳人员对每一笔款项都应以健全的会计凭证和完备的审批手续为依据，付款后，需在付款凭证上加盖“付讫”章；原始凭证和记账凭证交会计做账；

  1、公司代金券由行政部负责联系统一制作，制作前需报财务经理和总经理批准；

  2、公司财务部门应严格把关，控制代金券发放数量和金额，加盖财务部门公章，并提供票样通知各门店。未按上述规定履行审批程序而制作的现金代用券无效，门店不得收取。

  4、代金券消费视同内购处理，门店收到代金券及补差应及时上交给公司，收款方式录入为代金券。

  1、公司基本存款账户由总公司按中国人民银行《银行账户管理办法》统一开设；

  2、因经营管理需要开设银行账户的须提出申请报总裁批准后，再向银行申请开立一般存款账户、临时存款账户。

  对一年（按对月对日计算）未发生收付活动的银行账户，应在一年期满后的30日内办理银行账户的销户手续。撤销账户时必须与开户银行核对账户余额，经开户银行审查同意后办理销户手续。

  开设的银行账户必须在每月5日前编制银行余额调节表，银行未达账款不能超过30天，如属特殊情况需超过30天的必须报公司财务负责人同意。

  银行票据、印鉴、密码器是公司银行存款收付的重要凭证和工具，为加强对银行票据、印鉴、密码器的管理,保证公司资金的安全,特制定如下规定：

  1、公司指定专门的财务专员到开户银行购买空白票据；预留单位公函和经办人身份证复印件供开户银行备查核对；财务专员到银行购买票据时必须出具身份证原件交银行验证。

  2、建立银行票据登记簿：各单位根据票据用量多少从银行购买空白票据之后必须按银行类别设立登记簿，登记购买、使用、结存数量；票据使用必须做到随签发随盖章，并建立银行票据使用登记簿(包括票据号码、领用日期、收款单位、用途、金额、领用人签字)。对已签发的票据要及时催报注销,不得事先盖章备用。严禁签发空白票据。未经财务负责人同意严禁为除银行票据之外的别的文件盖章。

  1、银行票据、印鉴、密码器必须设专人分别保管，分别放在不同保险柜,并对保管室的门窗、抽屉，采取安全措施；

  2、银行印鉴、密码器与填写票据分开管理，即购买银行票据或填开银行票据必须与管理印鉴、密码器者分开，禁止由同一人兼管；未经财务负责人同意严禁将银行印鉴携带外出。

  3、银行印鉴、密码器管理人员严禁将密码告之其他任何人，对签发的所有银行票据（不论金额大小）一律加写银行密码，并每半年修改一次银行密码计算方式，并到银行备案；

  4.网上银行专用设备（读卡器、U盘等）应视同印鉴管理，款项支付一定要经过提交、复核、授权三个环节，且每个环节由专人办理。网上银行支付成功后银行联系员必须在次日前将网银支付回单从银行拿回并与支付存根核对。

  1、签发银行票据时，字迹要清晰、规范，收款单位、日期、用途、大小写金额各项填写齐全；

  2、票据领用人员发现票据丢失或被盗，要及时向财务经理和安全保卫部报告，并到银行办理挂失手续，向公安部门报案，凡因报告挂失不及时，给公司造成损失的，要追究责任人的经济责任；

  3、签发票据发生错误不能更改的，应在票据的正联和存根上加盖“作废”戳记，作废的票据不得撕毁和丢失，应由财务部门按本单独装订成册，随会计资料一同归档；

  4、对销售款采取银行票据结算的，要在当日把银行票据送交银行进账，收到收款通知的当日通知有关部门发货，否则，造成损失者，由有关人员承担责任；

  5、由于种种原因造成的银行未达款及银行退票，本着“谁经手，谁负责”的原则，要及时查清原因，及时清洗整理，银行未达账款不能超过30天，如属特殊情况需超过30天的必须报财务部长，并报公司首席财务官。

  3、金额在1000元以下的费用以现金支付，1000元以上至5000元的费用开具现金支票，5000元以上的费用开具转账支票；特殊情况需要支付现金的须经首席财务官审批。

  其他非经营性资金的支付包括押金的退还、贷款的归还、股利的支付等，由经办人填制“非经营类付款审批单”， 押金的退还由主办会计核、总经理审批后即可支付，归还贷款和支付股利还须财务总监审批。

  2、公司向银行借贷由财务部书面提出申请，经公司股东会通过后，交由集团总部统一办理。

  所有财产的购置实行事先审报制：由财产使用人结合实际工作需要提交购置财产的书面申请报告，经部门负责人核实、首席财务官及总经理审批后方可购买。

  1、公司财产由其财务部门管好财产账务，行政部做好“财产卡”的登记和保管工作，财务部和行政部管理共同管理好财产；

  2、公司内部人员异动时，原则上其财产存留在原使用部门，特殊情况可随人员的异动而异动；

  3、人员如系外调或辞职等原因调离本公司前，其所在公司办公室要求调离人员到财务部门和相关财产管理部门办理财产移交手续，并有财务部和行政部出具的“财产手续已清”的字样后，方可签署“手续已清、同意调离”或相关字样，予以办理调离手续；

  3、所有人员异动，财务部门都必须根据其财产情况对财产账务作相应处理，负责“财产卡”登记和保管的部门必须办理好“财产卡”的变动手续。

  4、财产的保管实行“谁使用，谁负责”的原则，实物负责人保管不善造成财产遗失损坏的，由实物负责人赔偿。

  固定资产的历史成本是指公司购建某项固定资产过到可使用状态前所发生的一切合理、必要的支出。凡新购建固定资产的计价、确定计提折旧的依据等采用这种计价方法。

  固定资产的净值也称折余价值，是指固定资产原始价值或重置价值减去已提折旧后的净值。这种计价方法大多数都用在计算盘盈、盘亏、毁损固定资产的溢余或损失等。

  ⑴、外购固定资产的成本，包括购买价款、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业技术人员服务费等。

  ⑵、投资者投入固定资产的成本，应当按照投资合同或协议约定的价值确定，但合同或协议约定价值不公允的除外；

  2、公司对所有固定资产计提折旧。但是，已提足折旧仍接着使用的固定资产和单独计价入账的土地除外。

  固定资产应当按月计提折旧，当月增加的固定资产，当月不计提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月仍计提折旧，从下月起不计提折旧。

  电脑主机、显示器及相关配置、兼容机、各种打印机、服务器、商业业务系统、UPS、综合布线、机房防雷系统、杀毒软件等

  凡因种种原因不能接着使用须报废的，行政部和财务部根据财产的状况，同类财产市场情况等多种因素共同合理定价，并以书面形式报请财务经理和总经理审批，

  1、门店装修申请由行政部负责，一般需在年初预算时制定装修计划，如遇特殊情况需进行门店装修的，须报首席财务官、总经理批准。

  3、自行装修由公司统一招标装修队伍，由零售部提交具体装修方案和预算，报首席财务官和总经理批准。

  2、采购一定要坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

  4、询价比价原则：物料采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上做综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

  5、一致性原则：采购人员订购的物品必须与申购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能够满足申购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改申购单。如确因特定条件数量不能完全与申购单一致，经审核后，差值不允许超出申购量的5—10%。

  6、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场行情报价信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

  1、采购之前，物料需求部门须填写“申购单”，申购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求等。按采购申请流程，由各有关部门审批，批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出异议者，应于2个工作日内将意见反馈给申购部门。

  2、紧急采购时，由物料需求部门在“申购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

  （2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

  （3）属以下情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

  （1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门有关人员予以确认。

  （1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以保证物料能适时供应。

  （2）若采购物料无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

  6、出品部门每天所需的小菜、肉类、水果、水产、家禽等要求新鲜的物料由采购部按上述流程确定供应商后，出品部根据每天的物料需求按需向供应商报货。包装、瓶装、罐装等有保质期，可存储一段时间的物料由仓库向供应商报货。

  2、物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购订单、收款收据等单据方可结款或开支票。

  1、物料入库时，仓库管理员必须凭送货单办理入库手续，确认无误后才能签字。对于不合格的或手续不齐全的物料拒绝入库，并上报相关领导。

  2、仓库管理员对入库物料要做好核对检查工作，包括核对检查物料的数量、生产日期、保质期、包装物是否完好无污染、物料质量状态有无异常变化、规格型号、单价、金额等，发现不正常的情况拒绝入库并上报领导解决。

  3、物料入库时按照来货先后和生产日期或保质期先后顺序按照类别存储放置，做到先进先出，先到期先出。入库物料在摆放时还需要注意遵循上轻下重，上小下大的原则合理规划利用空间。容易受潮的物料不能直接放地上。

  4、直送厨房的物料需会同厨师长（或其指定收货人）一起收货，由厨房负责质量验收，仓管员负责数量验收，双方均需在入库单上签字；直送吧台的物料需会同吧台主管（或其指定收货人）一起收货，由吧台负责质量验收，仓管员负责数量验收，双方均需在入库单上签字。入库单为一式三联，其中第一联仓库留存和录入人为餐饮管理软件的依据、第二联连同供应商送货单和电脑打印入库单交财务记账用，第三联给供应商作为结算货款凭证。

  1、各部门领料时间集中在上午11:00分之前和下午17:00分之前完成领料，领料时需提前填写好领料单，写清领用部门、领用物料名称、规格、数量和领用人。

  2、仓库管理员根据领料单发放物料，同时将当天的领料单统一装订在一起保存。

  1、仓库管理员在月末要对库存各种物料进行盘点，应做到账帐相符，账实相符。发现问题及时查明原因，并进行相应处理。

  2、存放的食品应与地面保持不少于15厘米分的距离，建议与墙壁之间留有不少于5厘米的缝隙，以利于通风换气；货架之间应有一定的间距，中间留有运输货物的通道。

  3、建立库存食品定期检验制度，对库存食品，随时掌握所贮存食品的保质期，最接近保质期的产品放在货架的最外侧，防止发生霉烂、发软、发臭。

  4、仓库要定期打扫，要关注仓库内的虫鼠害情况，防止仓库内物料发生虫蛀、鼠咬。

  1、做好仓库的安全管理工作，每天检查仓库的防火、防水、防盗措施，做到人走门锁、灯关。

  2、仓库内物料码放时注意合理分配位置及叠放高度，防止坍塌、掉落等事故，造成人员伤害和物料损坏。

  以上项目规定的内容，如果总部没有安排统一招标或系日常的单项采购,可按程序申报批准，由公司自行采购或开支。

  下列费用须于发生之日起至次月25日前履行相关报账审批手续，超出报账时间原则上不予开支；特殊情况超出规定报账时间的需报总经理审批，具体如下：

  费用审核或审批时间主要是指公司须呈报财务经理和总经理审核或审批的费用时间，原则上于收到呈批件当日予以审核或审批，特殊情况可自收到呈批件当日起三日内予以审核或审批。

  1、经办人、证明、审批人签字时要求措辞准确，内容具体，金额准确。经办人须注明费用发生时间、内容，审批人按审批权限签“情况属实”、“同意开支 ”或详细审批意见等。

  2、两项或两项以上费用必须填报《费用报销汇总表》，原始单据附后，按公司费用审批程序办理审批手续后，再交财务办理报销手续。

  3、业务招待费超过公司限额或单次金额在1000元（含）以上的须经首席财务官审核、总经理批准后，方可开支。

  差旅费是指公司职员因工作需要前往外地联系进货、销售、参加各种会议、培训等所需发生的相关费用。

  2、中国境外（包括港、澳、台地区）：一律书面报请集团公司总裁同意后方可出差。

  借支差旅费须提供按规定已经审批同意出差的报告，并填写《差旅费借支申请单》，履行差旅费借支手续，方可办理借支。具体借支审批权限如下：

  1、借支金额在2000元以下的，依次由借支人（经办人）、部门负责人、财务经理签字；

  2、借支金额在2000元以上的，依次由借支人（经办人）、部门负责人、财务经理签字、总经理签字；

  1、报销规定：出差人员应根据出差的目的和事由，合理的安排出差时间、地点及路线，并在“出差申请借支单”所规定的时间返回，若须延长，应及时与经理联系，经有关领导同意后方可延长外出时间；否则，超过日期的费用自理。

  2、出差人员须在返程后7日内填写“差旅费报销单”，经相应财务负责人审核后报销，逾期未归还差旅费借支的按每天1%的罚息，从本人工资中扣除。各单位财务负责人根据核定的报销标准做审核后，出差人员应在当天及时补缴余款。未借支差旅费的，也必须在返程后7日内予以报销，否则，财务部门有权拒绝报销。如属特殊情况必须报集团首席财务官特批，并在差旅费报销单上注明“超报销期限”字样。

  1、本着节约的原则，同性别的人员一起出差，规定住双标房，每两人只能报销一间房的住宿费并且按一个人的标准限额报销。（总经理除外）

  2、住宿费凭住宿发票在限额内实报，补贴按出差实际天数计算；没有住宿发票的，不分职务按实际住宿天数每人每天30元标准补贴住宿费。

  3、自带交通工具的，不发给交通费。职员借出差绕道探亲或旅游的，绕道费用自理，同时绕道探亲或旅游期间不再发放出差补助。

  4、凡参加会议统一收缴并报销会务费的，不再报销会议期间的住宿费、伙食费，但交通费照发；凡是公司统一组织参加的订货会出差，个人不再报销会议期间的住宿费、伙食费、交通费。

  5、在办理业务或处理公事中，若需招待对方，一律按公司《业务招待费管理制度》执行。

  公司人员凡因工作需要一定要使用国内长途电话的人员，首先填报“国内长途电话审批单”，经公司经理批准后，方能使用，如未经批准使用的，所付话费由该使用人员在工资奖金中承担；

  因重大活动等原因费用超标的，须写出增加电话费申请报告， 经批准后方可报销；

  1、手机号码与住宅手机号，一经登记，不得随意变更。因特殊原因要更改，请在变更后通知财务部门，否则不得报销。

  2、手机号码必须是本人名字，且是本人工作使用的电线、严禁借用他人电话费发票报销费用，财务部有权拒绝此类发票的报销。

  公司的广告业务策划，须先有事项的请示报告，事后根据实际开支额履行相应的审批手续，具体程序为：由其零售部或销售部提请报告，要求注明广告活动时间、媒体单位、活动名称及内容、广告费金额等，经首席财务官审核、总经理审批后方能实施。

  1、凡公司对媒体单位有广告费预付款的，营销总监提出经首席财务官审核、总经理审批后办理；无预付款的媒体单位，由公司直接与其结算。

  3、报账须提供的凭据：A、事项的请示报告；B、完善审批手续后的广告业务专用发票（业务宣传费则提供与之相应的正规票据）；C、媒体的刊播证明和报刊杂志原件；D、与媒体单位的对帐确认书。

  1、所有费用报销都必须取得国家统一的正规发票，并由经办人在原始发票背面注明费用发生的时间、事由。审批人按公司费用审批权限在发票背面签字。

  2、经办人、证明人、审批人签字时要求措辞准确，内容具体，金额准确。按审批权限签“情况属实”，“同意开支”等字样。

  3、两项或两项以上费用必须填报《费用报销汇总表》，原始单据附后，按公司费用审批程序审批后，再交财务办理报销手续。

  5、费用会计依据公司费用报销制度审核后，填制记账凭证，并在审核人处签字后，再由经办人到出纳处领取款项并签收。

  1、原始单据的审核：各类业务单据必须有经手人、实物负责人的签字，进仓单、返厂单、进价变价单必须附有原始单据，损溢单报相关领导审批。特别对 “进价调整”、“折扣分担”及“退货”三项业务，电脑系统在录入审核前，必须确认符合如下条件之一：

  ①业务部门认真填写手工申请单据，有供应商加盖公章确认，且公章名称与系统厂商名称一致。

  ②业务部门认真填写手工申请单据，供应商另行发函确认（确认函上务必列明细项内容，与手工单据一致，并加盖公章）。

  ③业务部门认真填写手工申请单据，供应商另行委托个人全权代理，在手工单据上签字确认，委托书上须注明姓名、有效时间、并附上个人身份证复印件，加盖公章确认。

  2、临时费用（含合同之外的费用）的收取，总部财务管理中心和门店财务部必须依照上述原则执行审核，并谨慎保管原始单据。

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